五步轻松搞定商务电子邮件

　　商务电子邮件有其自身的特点，其实也不复杂，牢记下面五步即可轻松搞定email!

　　1. 搞清发送邮件对象、邮箱地址锕发送邮件之前，必须搞清楚发送邮件的对象、职位（以便称呼对方）以及邮箱地址。

　　To：email接收者邮箱地址；From：email发送者邮箱地址；CC：抄送；Subject：主题，即这份email的主要内容是什么。每一项都必须保证完全正确，Subject简单明了地写清楚是什么事即可，比如：pricing policy meeting（定价政策会议）; letter of application（申请信）.

　　2. 明确邮件目的一般来讲，商务电子邮件分为以下几种：表达感谢（Thanking）、答复消息（Responding）、表达歉意（Apologizing）、通知（Announcing）、提醒（Reminding）、确认信息（Making Confirmation）、提出要求（Requesting）、询问原因（Inquiring）、提出建议（Making suggestions）等。

　　每种类型都会相应的句型可供参考，这里以表达感谢和询问原因为例。

　　表达感谢可以用Thank you for v+ing/ your reply. 开头；询问原因时，可以用Could you tell me...? Would it be possible for you to let me know ...? I wonder if you could explain... 等句型。

　　对于英语基础不是特别扎实的同学来说，适当积累一些常用句型，对提高商务邮件书写能力及工作效率是很有帮助的。在平时多积累的基础上也可以阅读一些书籍参考，比如《商务英语周末课堂—电子邮件英语》。

　　3. 正文内容直奔主题商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。第一句说明邮件的目的，比如：I'd like to discuss the meeting preparation with you. 表明邮件的目的是商讨会议准备，接下去再展开具体内容。商务邮件也不宜过长，阐述清楚即可，不需要过多修饰。

　　4. 注意语气和措辞除了英语不出错，说话的语气和措辞也要格外注意。同级之间、较为熟悉的工作伙伴之间可以采用非正式（informal）表达，而和上司汇报工作、和客户沟通则需要用正式（formal）用语。比如提出建议时，非正式场合可以说How is ... for you? Is... ok for you? 正式用语则要说成When would be convenient for you?

　　5. 检查拼写确保发送的邮件不要有拼写错误，可以先用电脑自动检查一遍，不确定的单词查字典确认。拼写虽是小事，却反映出办事的态度，千万不要因为拼写而给对方造成不好的印象。

　　有了以上5步的保驾护航，写出一封较为满意的商务电子邮件就不是一件难事了。

分享到：